PENTRU SENIORI: CUM TRANSMIT UN E-MAIL CU ANEXE – FOR SENIORS: HOW TO SEND AN E-MAIL WITH ATTACHMENTS

Transmiterea

Transmiterea unui e-mail este foarte simplă şi rapidă. În Microsoft Outlook daţi click pe New iar în Thunderbird daţi click pe Write. Daţi click pe icoana cu address book şi selectaţi adresa la care transmiteţi mesajul, sau scrieţi manual adresa de e-mail a destinatarului. Scrieţi la Subject ceva semnificativ privind mesajul. Oamenii citesc mai întâi ce scrie la Subject şi apoi se hotărăsc să deschidă, să răspundă, sau să arunce la lada de gunoi (trash) mesajul primit. Nu folosiţi Urgent la Subject. Scrieţi textul mesajului cursiv, daţi Enter între paragrafe. Nu bateţi mesajul cu majuscule, în limbajul Internet acest lucru înseamnă că ţipaţi la persoana la care vă adresaţi. Evitaţi anexele la mesaj pe cât posibil, ele pot conţine viruşi sau se descarcă greu, în funcţie de mărimea anexelor. Verificaţi dacă aţi scris gramatical corect. Intrumentul de verificare scriere corectă nu evidenţiază întotdeauna toate greşelile. Atenţie! Nu scrieţi date confidenţiale în e-mail. CC (Carton Copy) înseamnă copie ca cea la indigo. Înseamnă adrese de e-mail ale destinatarilor cărora trimiteţi mesajul în copie. CC apare la toţi destinatarii care primesc mesajul. BCC (Blind Carbon Copy) înseamnă copie oarbă la indigo, similar cu CC, cu excepţia că adresele de e-mail ale destinatarilor incluse aici nu apar în mesajul tuturor destinatarilor. Aşadar, destinatarii trecuţi la rubrica TO sau CC nu vor şti că a fost transmisă o copie a mesajului şi destinatarilor trecuţi la rubrica BCC.

Sending

Sending an e-mail is simple and fast. In Microsoft Outlook, click on New and in Thunderbird, click on Write. Click on the little picture of an address book and select an address to send the e-mail to or write the address in manually. Write something meaningful in the subject box. People read the subject line and decide to open, reply, or trash an e-mail. Do not use Urgent in Subject. Keep it readable, add a line between paragraphs. Don’t type in all capital letters; in the Internet world, all-caps means shouting. Avoid attachments whenever possible; they can contain viruses and can take a long time to load depending on their size. Check your e-mail for spelling and grammatical errors. The spell checker in your e-mail won’t catch every mistake. Caution! Don’t send anything over e-mail that is strictly confidential. CC stands for Carbon Copy. It means people whose e-mail addresses appear after the CC label will receive a copy of the e-mail. The CC header would also appear inside the header of the received message for everyone to see. BCC stands for Blind Carbon Copy which is similar to CC except that the e-mail addresses of the people listed in this field do not appear in the received message header. Therefore, the recipients in the TO or CC fields will not know a copy was sent to these BCC addresses.

Despre anexele e-mail

Anexele sunt fişiere ataşate unui mesaj electronic. Indiferent de ce program folosiţi, urmaţi cu stricteţe regulile de mai jos:

• nu deschideţi nici o anexă decât dacă cunoaşteţi cine a transmis-o, de unde şi numai dacă aşteptaţi vreun mesaj cu anexe; anunţaţi în prealabil persoana căreia transmiteţi mesajul că urmează să-i transmiteţi un e-mail cu anexe; dacă totuşi primiţi un e-mail cu anexe, verificaţi dacă într-adevăr persoana care a transmis mesajul a transmis ceva cu anexe.
• dacă primiţi un e-mail cu anexe de la cineva necunoscut, ştergeţi-l imediat;
• să aveţi instalat în calculator un program antivirus şi antispy actualizate;
• folosiţi un program e-mail cu filtru spam precum Microsoft Outlook sau Mozilla Thunderbird; programele de e-mail prin web cum sunt Gmail (de la Google) şi Yahoo! Mail (de la Yahoo) au incluse filtru spam.
• folosiţi un fel de parolă la mesajul dvs. text când transmiteţi un e-mail, cuvânt de care prietenii şi familia să aibă cunoştinţă; dacă transmit anexe fără să vă anunţe şi mesajele includ acest cuvând, ştiţi sigur că vin de la cineva cunoscut.

Dealing With E-mail Attachments

Attachments are files you include with an email message. Follow these basic tips when dealing with attachments in an email message, no matter what email program you're using:

• Do not open any attachment unless you know whom it's from and you were expecting it. Let the person know in advance when you send attachments. If you receive an attachment you weren't expecting, check to see if the person really sent it.
• If you receive an e-mail message with an attachment from someone you don't know, delete it immediately.
• Keep your antivirus and antispyware software updated.
• Use an e-mail program with spam filtering built-in, such as Microsoft Outlook or Mozilla Thunderbird. Web based e-mail services like Gmail (Google) and Yahoo! Mail also feature spam filtering.
• Add a personal password to the text of your e-mail message that your friends and family also know. If they send attachments and you see the password then you'll know it really came from someone you know.

Cum transmiteţi anexele prin e-mail (documente, foi de calcul, fotografii şi tot felul de fişiere) – majoritatea programelor lucrează cam în acelaşi fel:

1. Deschideţi programul e-mail, deschideţi mesaj nou şi scrieţi mesajul.
2. Daţi click pe icoana attachment (icoana care are o agrafă) sau selectaţi Insert fişier de pe bara de meniu.
3. Căutaţi în calculator unde este fişierul pe care doriţi să-l anexaţi.
4. Daţi click pe el să-l selectaţi, apoi daţi click pe butonul Insert.
5. Apare o icoană sau un mesaj care vă înştiinţează că fişierul a fost anexat.
6. Anexa apare în cadrul mesajului.
7. Daţi click pe butonul Send.

How to send attachments (documents, spreadsheets, photos or most types of files) by email (most email programs work the same way):

1. Open your email program, open a new message window and write your message.
2. Click on the attachment icon (the paper clip) or Insert the file by selecting from the drop down menu.
3. Browse your hard drive to locate the file you want to attach.
4. Click it to highlight the name, then click the Insert button.
5. An icon or message should appear showing that the file has been attached.
6. The attachment icon appears in the message.
7. Click the Send button.

Anexarea fotografiilor digitale la un e-mail

Din nefericire, fotografiile digitale sunt foarte mari fizic. Dacă destinatarul are limită privind dimensiunea mesajului, aceste anexe mari blochează căsuţa poştală a destinatarului, făcând imposibil accesul. Redimensionaţi fotografiile. Utilizatorii Windows XP au o facilitate din sistemul de operare sau prin programe cum ar fi Picasa care redimensionează copiile fotografiilor înainte de a le transmite ca anexe la un mesaj electronic. Folosiţi Windows XP pentru redimensionare şi e-mail, fără a altera originalele fotografiilor:

1. Intraţi în Explore şi apoi în dosarul unde aveţi fotografiile pe care doriţi să le transmiteţi ca anexe.
2. Pe bara de intrumente sus, deasupra dosarului, să nu fie selectate opţiunile Search şi Folders.
3. Selectaţi fişierul sau fişierele de anexat (cu SHIFT + săgeată în jos, sau CTRL + click de mouse).
4. În stânga, daţi click pe E-mail the selected items sub File and Folder Tasks. Apare fereastra Send Pictures by E-mail.
5. Selectaţi Make all my pictures smaller.
6. Daţi click pe Show more options.
7. Selectaţi o dimensiune pentru fotografii. Cea mai mică dimensiune este optimă iar fişierele sunt reduse ca dimensiune.
8. Daţi click pe OK.
9. Apare o bară de progresie care indică reducerea dimensiunii fotografiilor, după care apare în programul e-mail default mesaj nou e-mail.
10. Windows introduce automat toate fişierele anexate la Subject. Dacă doriţi schimbarea, daţi click pe o anexă şi Delete de pe tastatură.
11. Completaţi adresa destinatarului, adăugaţi mesajul personal şi click pe Send.

Sending Digital Photos as Email Attachments

Unfortunately, digital camera photos are extremely large in physical size. The receiver may not appreciate this, especially if her ISP puts a limit on the size of email attachments to be received. Many times, these large attachments will clog the inbox, making it impossible to access remaining mail. Resize the photos. Users of Windows XP have a way to do this built right into the operating system, and many photo cataloging programs, such as Picasa, have an e-mail feature that will resize copies of the pictures before sending them. Use Windows XP's automated function to resize and email a group of pictures without altering your originals:

1. Navigate in Explore and then to the folder containing the pictures you wish to email.
2. In the toolbar at the top of the folder, make sure Search and Folders are not selected so you can see the tasks panel to the left of the files list.
3. Select the file or group of files that you wish to email (use Shift+down arrow or Ctrl+mouse click to select multiple files).
4. In the tasks panel on the left, click on Email the selected items under File and Folder Tasks. The Send Pictures by E-Mail box will appear.
5. Select Make all my pictures smaller.
6. Click Show more options.
7. Choose a size for your pictures. The small option is suitable for most purposes and will give you the best reduction in file size.
8. Click OK.
9. A status bar appears as Windows resizes the files, then a new message is opened in your default mail program with your pictures attached.
10. Windows inserts the file names into the subject field of the message. You will probably want to change this (Delete).
11. Fill in the recipients e-mail address(es), add a personal message, and you're ready to send.

E-mail pe web

E-mail pe web stochează pe un mail server mesajele, adică este accesibil din orice colţ al lumii unde există conexiune la Internet şi de pe un calculator cu un navigator web (web browser). E-mail pe web poate fi rapid şi simplu configurat şi are un grad ridicat privind starea anonimă a utilizatorului. Posibilitatea de a fi folosit de oriunde face mai grea depistarea utilizatorului. Avantaje:

• întreţinere centralizată a programului e-mail
• copii de siguranţă, actualizare şi securizare automate
• majoritatea furnizorilor de astfel de căsuţe poştale electronice oferă protecţie împotriva spam şi virus.

Dezavantaje:

• utilizatorul trebuie să fie online ca să citească şi să scrie un e-mail
• utilizatorul nu poate stoca mesajele pe calculatorul propriu
• conturile sunt supuse atacurilor spam

Furnizori populari de e-mail pe web

Gmail (de la Google)
Cotat:
Preţ (din ianuarie 2007): GRATUIT
Gmail oferă 2 gigabytes de stocare online. Acces liber Post Office Protocol (POP) şi transmitere de la orice adresă. Sortare, căutare şi marcare care permit găsirea rapidă şi organizarea mesajelor. Din motive de securitate, Gmail solicită un telefon mobil pentru activarea contului.

Yahoo! Mail
Cotat:
Preţ (din ianuarie 2007): GRATUIT
Yahoo! Mail oferă gratuit 1 gigabyte online pentru fiecare cont de e-mail. Puteţi bloca descărcarea imaginilor pentru securitate sporită. Yahoo! Mail oferă filtre şi programe de vizualizare, steaguri pentru mesaje şi căutare puternică în dosarele cu mesaje. Programul PhotoMail, integrat în Yahoo! Photos cu Yahoo! Mail, uşurează încărcarea şi distribuirea fotografiilor.

MSN Hotmail
Cotat:
Preţ (din ianuarie 2007): GRATUIT
MSN Hotmail vine cu numai 250 megabytes stocare de mesaje şi nu are acces POP. Securizarea mesajelor nu este oferită. Administrarea mesajelor şi filtrul spam nu sunt la cote maxime.

Web-based e-mail suppliers

Web-based e-mail is stored remotely on a mail server, which means that it is accessible anywhere there is an Internet connection and a web browser. Web-based e-mail accounts can be set up simply and quickly and can provide a degree of anonymity. The ability to use it anywhere means it is harder to trace the individual who uses it. Advantages:

• Centralized maintenance of the e-mail program
• Backups, upgrades and security fixes are done automatically.
• Many web-based email providers offer spam and virus prevention.

Disadvantages:

• The user must stay online to read and write e-mail.
• The user cannot keep the messages on their local hard drive.
• Web-based email accounts are often targets of spam.

Popular Web-based Email Providers

Gmail (Google)
Rating:
Price (Jan. 2007): FREE
Gmail offers 2 gigabytes of online storage. Free Post Office Protocol (POP) access and sending from any address. Sorting, searching and tagging let you easily find and organize e-mails. For security purposes, Gmail requires a mobile phone to sign up.

Yahoo! Mail
Rating:
Price (Jan. 2007): FREE
Yahoo! Mail provides a free 1 gigabyte online e-mail account. You can turn off automatic downloading of remote images for enhanced security. Yahoo! Mail offers mail filters and views, message flags and powerful mail search across folders. PhotoMail, integrating Yahoo! Photos with Yahoo! Mail, makes it easy to upload and share photos.

MSN Hotmail
Rating:
Price (Jan. 2007): FREE
MSN Hotmail comes with only 250 megabytes of online storage and lacks POP access. Secure messaging is not supported. E-mail management as well as spam filtering are not up to par.